Es gibt einen Satz, den Sascha und ich in unterschiedlichen Varianten erstaunlich oft hören:
„Das machen wir halt schon immer so.“
Manchmal folgt darauf eine Excel-Datei. Manchmal eine Freigabe per E-Mail. Manchmal ein Prozess, bei dem fünf Menschen beteiligt sind und keiner so richtig sagen kann, warum eigentlich.
Und ziemlich häufig gibt es noch diese eine Person im Unternehmen, die genau weiß, wie alles zusammenhängt. Solange sie da ist, funktioniert es. Irgendwie.
Wir beschäftigen uns bei vensas jeden Tag mit Software und Prozessdigitalisierung. Dabei haben wir über die Jahre etwas gelernt: Die spannendsten Digitalisierungsprobleme stehen selten in einer Digitalstrategie. Sie verstecken sich im Arbeitsalltag.
Genau deshalb starten wir jetzt ein Experiment. Wir suchen Deutschlands schrägsten Prozess. Und für den Gewinner entwickeln wir eine erste individuelle Softwarelösung im Wert von 10.000 Euro.
Auf die Idee gebracht hat uns ausgerechnet die deutsche Verwaltung
Die Geschichte hinter der Kampagne beginnt eigentlich an einer ganz anderen Stelle.
Deutschland diskutiert seit Jahren über Digitalisierung. Seit 2025 gibt es dafür sogar ein eigenes Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung. Gleichzeitig probiert die Bundesagentur für Sprunginnovationen SPRIND neue Formate aus, um konkrete Probleme sichtbar zu machen und anschließend Lösungen dafür zu entwickeln.
Ein Ansatz ist uns dabei besonders aufgefallen: „Deutschland, was geht?“. Die gemeinsame Initiative von SPRIND und dem Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung hat Menschen gefragt, wo Verwaltung und Bürokratie im Alltag haken. 27.707 Anliegen sind zusammengekommen. Daraus wurden Themenfelder und konkrete Herausforderungen entwickelt, über die abgestimmt wurde. Im nächsten Schritt bauen ausgewählte Teams Prototypen für die priorisierten Probleme.
Wir fanden die Grundidee ziemlich stark: Erst zuhören. Dann Muster erkennen. Dann entscheiden, welche Probleme wirklich relevant genug sind, um sie zu lösen.
Und irgendwann saßen wir da und hatten einen Gedanken:
Warum machen wir das nicht für Unternehmen?
Nicht mit der Frage, welche Software sie gerne hätten. Auch nicht mit der nächsten abstrakten Diskussion über die Digitalstrategie 2030.
Sondern mit einer viel einfacheren Frage:
Welcher Prozess in deinem Unternehmen nervt dich eigentlich jeden Tag?
Denn über Digitalisierung reden wir genug
Die Zahlen zeigen, dass das Thema längst wirtschaftlich relevant ist. Laut Bitkom sagen 73 Prozent der Unternehmen, die deutsche Wirtschaft habe durch zu langsame Digitalisierung bereits Marktanteile verloren. Gleichzeitig arbeiten 20 Prozent der Unternehmen noch stark papierbasiert. Nur 39 Prozent arbeiten überwiegend papierlos.
Das Interessante daran: An digitalen Werkzeugen fehlt es in vielen Unternehmen gar nicht. ERP, CRM, Dokumentenmanagement, Kollaborationstools, Excel, E-Mail. Die Systeme sind da.
Und trotzdem sehen wir in Projekten immer wieder Abläufe, die sich ihre eigene Parallelwelt gebaut haben.
Da gibt es eine etablierte Software für die Bestellplanung, aber der Einkauf führt parallel eigene Excel-Tabellen, weil er den Vorschlägen des Systems nicht vollständig vertraut.
Oder fünf Abteilungen arbeiten am selben Servicevorgang, aber die Übergabe läuft zwischen E-Mail, Excel, Telefon und mehreren gewachsenen ERP-Systemen.
Das sind keine theoretischen Beispiele. Genau solche Situationen begegnen uns in unserer Arbeit.
Die interessantesten Prozesse stehen auf keinem Prozessdiagramm
Wenn wir in ein Unternehmen kommen, interessiert uns deshalb relativ früh eine sehr einfache Frage:
Wie läuft das hier wirklich?
Nicht, wie der Prozess irgendwann einmal definiert wurde. Sondern wie er am Montagmorgen läuft, wenn drei Aufträge gleichzeitig reinkommen, jemand krank ist und eine Information im ERP fehlt.
Dann wird es interessant.
Workarounds sind dabei selten dumm. Meistens sind sie sogar ziemlich clever.
Jemand hatte irgendwann ein Problem und brauchte schnell eine Lösung. Also entstand eine Excel-Tabelle. Später kam eine zweite Gesellschaft dazu. Eine zusätzliche Freigabe wurde notwendig. Ein neues ERP wurde eingeführt. Eine Kollegin baute sich eine Hilfsliste.
Jede einzelne Entscheidung kann vollkommen nachvollziehbar gewesen sein. Nur hat sich irgendwann niemand mehr das Gesamtkonstrukt angesehen.
Und plötzlich heißt die Datei Kundenliste_final_neu_v8_final.xlsx.
Das ist ungefähr der Moment, an dem wir hellhörig werden.
Warum uns genau solche Probleme in Wallung bringen
Vielleicht erklärt das auch ganz gut, warum Sascha und ich überhaupt gemeinsam eine Softwarefirma gegründet haben.
Wir mögen Probleme. Genauer gesagt: Wir mögen Probleme, die sich lösen lassen.
Sascha hat schon als Kind mit seinem C64 angefangen zu programmieren. Bei mir war es ein QBasic-Demospiel mit zwei Affen, die sich explosive Bananen an den Kopf werfen. Ich habe damals den Code geändert, damit die Bananen schneller fliegen. Geschäftskritisch war das nicht. Das Grundprinzip ist bis heute erstaunlich ähnlich geblieben.
Etwas funktioniert nicht so, wie es sollte? Dann wollen wir verstehen, warum.
Wir haben uns die Freiheit geschaffen, an den Themen zu arbeiten, die uns wirklich packen. Und über die letzten Jahre ist ziemlich deutlich geworden, welche das sind.
Prozesse, bei denen wir im ersten Gespräch schon anfangen, Pfeile auf ein Whiteboard zu malen. Abläufe, bei denen fünf Systeme beteiligt sind und trotzdem noch jemand eine Excel-Liste daneben pflegt. Situationen, bei denen wir uns irgendwann ansehen und sagen: Das muss doch einfacher gehen.
Genau solche Themen bringen uns in Wallung.
Ich schaue dabei oft zuerst auf das große Ganze, den Prozess und die Frage, wo die eigentliche Ursache liegt. Sascha hat den Drang, technisch so tief einzusteigen, bis klar ist, wie man es wirklich besser bauen kann. Die Rollen sind bei uns nicht starr, aber diese Kombination funktioniert ziemlich gut.
Vielleicht ist das auch der Grund, warum uns Prozessdigitalisierung im Mittelstand so reizt. Dort treffen jahrzehntelang gewachsene Abläufe auf neue Anforderungen, Standardsoftware auf individuelle Realität und pragmatische Zwischenlösungen auf den Wunsch, endlich einmal aufzuräumen.
Für uns ist das genau die Art von Problem, für die wir vensas gegründet haben.
Also bauen wir jetzt eine Wall of Shame
Der Name klingt absichtlich etwas dramatischer, als wir es meinen.
Wir wollen niemanden vorführen. Im Gegenteil: Wir vermuten, dass sehr viele Unternehmen ihre eigene Version dieser Geschichten haben. Und wir wollen wissen, welche.
Deshalb können Mitarbeitende und Unternehmen bei „Deutschlands schrägster Prozess“ ihren historisch gewachsenen Prozess einreichen. Ausgewählte Fälle veröffentlichen wir anonymisiert auf unserer Wall of Shame. Der Unternehmensname bleibt außen vor.
Vielleicht geht es um eine dreifach gepflegte Kundenliste. Vielleicht um einen Urlaubsantrag, der digital ausgefüllt, ausgedruckt, unterschrieben und anschließend wieder eingescannt wird. Oder um einen Produktionsprozess, bei dem das eigentliche Steuerungssystem aus ERP, Excel und dem Erfahrungswissen einer einzigen Person besteht.
Uns interessiert genau diese Realität.
Nicht, weil wir uns darüber lustig machen wollen. Sondern weil sie sehr viel darüber erzählt, wo Digitalisierung im Unternehmensalltag tatsächlich gebraucht wird.
Natürlich ist das für uns auch Customer Discovery
Wir könnten uns bei vensas hinsetzen und überlegen, welche Software der deutsche Mittelstand unserer Meinung nach braucht. Wir könnten Trends analysieren, Wettbewerber vergleichen und aus unseren bisherigen Projekten neue Produktideen ableiten.
Spannender finden wir die Realität.
Welche Prozesse kosten Unternehmen tatsächlich Zeit? Wo entstehen täglich manuelle Schleifen? Welche Probleme tauchen in ganz unterschiedlichen Unternehmen immer wieder auf? Wo reichen bestehende Standardlösungen nicht aus? Und welche Probleme sind relevant genug, dass Menschen wirklich etwas daran ändern wollen?
Genau deshalb ist die Kampagne für uns auch eine große Customer Discovery.
Eine zusätzliche Excel-Liste neben einem bestehenden System ist für uns beispielsweise kein Zeichen dafür, dass Mitarbeitende Digitalisierung verweigern. Sie ist ein Hinweis. Sie zeigt, dass der reale Prozess etwas braucht, das die vorhandene Lösung gerade nicht liefert.
Solche Muster wollen wir besser verstehen.
Und wenn wir am Ende der Kampagne nicht nur einen schrägen Prozess verbessert haben, sondern auch ein klareres Bild davon haben, wo mittelständische Unternehmen heute wirklich Unterstützung brauchen, dann hat das Experiment für uns funktioniert.
Und dann machen wir aus einem schrägen Prozess einen besseren
Sammeln allein wäre uns zu wenig.
Deshalb sichten wir alle Einsendungen und wählen fünf Prozesse aus, bei denen wir besonders großes Potenzial sehen. Entscheidend sind unter anderem Prozessrelevanz, Automatisierungspotenzial und Verbreitung.
Diese fünf kommen vom 3. bis 16. November ins Community-Voting.
Und dann wird es für uns ernst.
Für den Gewinner entwickeln wir eine erste maßgeschneiderte Softwarelösung im Umfang von rund fünf Entwicklungstagen und einem Wert von 10.000 Euro.
Unser Ziel: ein „Das machen wir halt schon immer so“ in ein „Warum haben wir das eigentlich so lange so gemacht?“ zu verwandeln.
Vielleicht ist genau euer Prozess dabei
Vielleicht ist „Deutschlands schrägster Prozess“ deshalb auch ziemlich typisch für uns.
Wir haben vensas aufgebaut, um an Problemen arbeiten zu können, die uns wirklich interessieren. Und inzwischen wissen wir ziemlich genau, welche das sind: Prozesse, bei denen wir sehen, dass unnötig Zeit verloren geht. Abläufe, die nur noch funktionieren, weil Menschen ihre Schwächen jeden Tag mit Erfahrung, zusätzlichen Listen und Improvisation ausgleichen. Systeme, bei denen man nach fünf Minuten automatisch anfängt zu überlegen, wie man sie sinnvoller zusammensetzen könnte.
Wir wollen hinschauen, wo im Alltag längst niemand mehr fragt, warum etwas eigentlich so läuft.
Warum braucht diese Freigabe fünf Stationen? Warum wird dieselbe Information dreimal eingetragen? Warum weiß nur eine Person, welche Datei die richtige ist? Und muss das wirklich so kompliziert sein?
Genau diese Prozesse suchen wir.
Vielleicht liegt einer davon gerade irgendwo in eurem Unternehmen. In einer Excel-Datei. In einer Umlaufmappe. Oder im Kopf von genau einer Person.
Dann zeigt ihn uns.
Einreichungen sind bis zum 25. Oktober 2026 möglich. Die Beschreibung dauert etwa fünf Minuten. Teilnehmen können kleine und mittelständische Unternehmen mit Sitz in Deutschland.