„Brauchen wir dafür nicht einfach ein Tool von der Stange?"
Die Frage kommt fast in jedem Erstgespräch. Die ehrliche Antwort lautet: manchmal ja, manchmal nein, und der Unterschied hat nichts mit der Größe deines Unternehmens zu tun.
Individualsoftware: Definition
Individualsoftware ist eine Anwendung, die für ein einzelnes Unternehmen entwickelt wird, zugeschnitten auf dessen tatsächliche Abläufe, Daten und Regeln. Nicht auf den Durchschnitt der Branche, sondern auf das, wie dein Betrieb arbeitet.
Der Gegensatz dazu ist Standardsoftware: ein Produkt, das ein Anbieter einmal baut und an tausende Kunden gleichzeitig verkauft. Damit das funktioniert, muss der Prozess, den es abbildet, bei möglichst vielen Kunden möglichst gleich aussehen. Das ist der Kompromiss, den du mit Standardsoftware eingehst: Du bekommst etwas Fertiges, Erprobtes und Günstiges, dafür passt sie sich deinem Prozess nicht an, sondern du passt deinen Prozess an sie an.
Individualsoftware dreht dieses Verhältnis um.
Standardsoftware vs. Individualsoftware: der eigentliche Unterschied
Der Unterschied ist keine Qualitätsfrage. Gute Standardsoftware ist für das, was sie tut, meist besser gebaut als jede Eigenentwicklung es je sein wird, weil tausende Kunden ihre Fehler gefunden und mitbezahlt haben.
Der Unterschied ist eine Passungsfrage:
| Standardsoftware | Individualsoftware | |
|---|---|---|
| Passt sich an | dein Prozess an das Produkt | die Software an deinen Prozess |
| Lohnt sich für | Vorgänge, die überall ähnlich ablaufen | Vorgänge, die dich vom Wettbewerb unterscheiden |
| Kosten | laufend, meist als Lizenz | einmalig hoch, danach Betrieb und Weiterentwicklung |
| Tempo bei Änderungen | abhängig vom Release-Zyklus des Anbieters | so schnell, wie du selbst entscheidest |
Für eine ausführliche Kostenrechnung, ab wann sich Individualsoftware für ein kleines Team überhaupt lohnt, haben wir hier durchgerechnet: Kann eine KMU Individualsoftware für den Mittelstand bauen?
Vorteile und Nachteile von Individualsoftware
Vorteile
- Sie bildet genau deinen Prozess ab, nicht den Prozess einer imaginären Durchschnittsfirma.
- Du entscheidest über Tempo und Reihenfolge der Weiterentwicklung, nicht der Release-Plan eines Anbieters.
- Sie wächst mit deinem Unternehmen mit, ohne dass du auf die nächste Lizenzstufe eines fremden Produkts wartest.
- Sie kann genau dort ansetzen, wo Standardsoftware ihre Grenze hat, direkt an deinem bestehenden ERP oder deinen bestehenden Systemen.
Nachteile
- Die Erstinvestition ist höher als eine Lizenz.
- Du übernimmst Verantwortung für Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung, entweder selbst oder mit einem Partner.
- Sie lohnt sich nicht für Vorgänge, die ohnehin überall gleich ablaufen. Für Buchhaltung, Lohn oder E-Mail gewinnt der Standard, immer.
Und was ist mit Branchensoftware?
Zwischen beiden Polen liegt eine dritte Kategorie, die in Vergleichen gern vergessen wird: Branchensoftware. Das ist Standardsoftware, die für eine bestimmte Branche vorkonfiguriert ist, etwa für Speditionen, Zahnarztpraxen oder Maschinenbauer.
Der Vorteil gegenüber generischer Standardsoftware ist real: Branchensoftware bringt Fachbegriffe, typische Abläufe und oft passende Schnittstellen schon mit. Der Nachteil bleibt aber derselbe wie bei jeder Standardsoftware, nur eine Stufe kleiner: Sie ist für den generischen Fall deiner Branche gebaut, nicht für dein Unternehmen. Zwei Speditionen, die dieselbe Branchensoftware nutzen, arbeiten trotzdem unterschiedlich, und genau dort, wo sie sich unterscheiden, stößt auch Branchensoftware an ihre Grenze.
Wann sich Individualsoftware lohnt: drei Beispiele aus dem Mittelstand
Aus unserer Erfahrung mit produzierenden Mittelständlern lohnt sich Individualsoftware fast immer an denselben Stellen:
Fertigungssteuerung. Die Feinplanung an der Maschine, Rüstreihenfolgen und Sonderfälle, die jeder Meister kennt, aber kein Standardmodul vorsieht.
Auftragskoordination über mehrere Standorte oder Gesellschaften. Sobald ein Auftrag mehrere Einheiten durchläuft, die sich gegenseitig beliefern, reicht die Vorstellung von „einem" Auftrag in Standardsoftware nicht mehr aus.
Prüf- und Qualitätssicherungs-Workflows. Wer was in welcher Reihenfolge mit welcher Freigabe prüft, unterscheidet sich von Betrieb zu Betrieb, und kaum ein Prüfergebnis passt in ein generisches Formularfeld.
Wenn eines davon nach deinem Betrieb klingt, findest du eine ausführlichere Einordnung, wie Individualsoftware neben einem bestehenden ERP funktioniert, hier: ERP im Mittelstand: Individualsoftware erweitert dein ERP
Und wann lohnt sie sich nicht?
Genauso oft, wie wir Unternehmen zu Individualsoftware raten, raten wir davon ab. Für Buchhaltung, Lohnabrechnung, E-Mail oder Standard-CRM-Funktionen gibt es ausgereifte, günstige Produkte, die das seit Jahren gelöst haben. Wer das selbst baut, bezahlt für etwas, das er auch hätte kaufen können, und trägt danach das Risiko für Wartung und Weiterentwicklung selbst.
Die Faustregel bleibt einfach: kaufen, was überall gleich ist, bauen, was dich unterscheidet.