Die meisten Make-or-Buy-Entscheidungen werden zu früh getroffen – bevor die entscheidende Frage gestellt wurde: Welcher Prozess unterscheidet uns eigentlich vom Wettbewerb, und welcher nicht? Wer das nicht klärt, kauft entweder Standardsoftware für den falschen Prozess oder baut eigene Software für den, der sie nicht braucht.
Wie du diese Unterscheidung triffst, warum genau dort Standardsoftware an ihre Grenzen stößt, und was die ehrliche Kostenrechnung über den Lebenszyklus ergibt – darum geht es in diesem letzten Teil.
Die 80/20-Grenze: wo Standard gewinnt, wo er dich einengt
Eine gute Faustregel: Standardsoftware deckt rund 80 Prozent deiner Anforderungen ab. Das Problem sind die restlichen 20 Prozent – und die sind selten Nebensache. Es sind oft genau die Prozesse, die dein Unternehmen erfolgreich machen.
Für alles Standardisierbare abseits des Kerngeschäfts – Buchhaltung, Lohn, E-Mail – gewinnt der Standard haushoch. Diese Prozesse sind überall gleich, reguliert und unterscheiden dich von niemandem. Wer hier selbst baut, verbrennt Geld.
Die 20 Prozent aber, die dich einzigartig machen, zwingt Standardsoftware in einen fremden, idealtypischen Ablauf. Du passt dich der Software an – statt umgekehrt. Und gibst damit genau das auf, was dein Vorteil war. Genau hier entstehen dann die Workarounds und Excel-Listen neben dem System: ein sicheres Zeichen, dass der Prozess nicht ins Standardkorsett passt.
Wo diese 20 Prozent liegen, ist von Betrieb zu Betrieb verschieden. Oft sind es Disposition und Produktionssteuerung, die eigene Angebots- oder Variantenlogik, ein Kundenportal mit spezieller Fachlogik oder die Verzahnung mehrerer Systeme zu einem durchgängigen Ablauf. Was sie eint: Sie folgen keiner Norm, sondern deiner Erfahrung. Genau deshalb bildet der Standard sie nur mit Reibungsverlust ab.